I.
PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
1.
Pengorganisasian
Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai
pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan
dan menggolongkan ide-ide; kemudian menetapkan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
·
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang
harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus
dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang
dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.
Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Di samping itu,
outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara
yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik
outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga
audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan suatu outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang
Penting
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
·
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan
menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana
urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting,
yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung (direct approach)
sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di
mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya.
Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak
Langsung
Pendekatan tak langsung (indirect
approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive
approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif
atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan
formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara
kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens
terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
2.
Pemilihan Kata yang
Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan –
pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya,
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
·
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
·
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien,
juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
·
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
3.
Membuat Kalimat yang
Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
·
Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat
dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih
klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
·
Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan
untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan
deduktif.
a. Pendekatan induktif
dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan
b. deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya.
II.
PERENCANAAN LAPORAN
BISNIS
1.
Bagian-bagian Pokok
dalam Laporan Bisnis
a. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan
dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
·
Pemberi kuasa (individu atau organisasi yang meminta laporan)
·
Layout atau presentasi (informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan
di bahas).
·
Masalah (diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan
laporan bisnis disampaikan).
·
Maksud (point terpenting dalam pelaporan bisnis).
·
Ruang lingkup (berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan).
·
Metodologi (metode pengumpulan informasi).
·
Sumber-sumber (sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis).
·
Latar belakang (jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang
maka,wajib disampaikan).
·
Definisi istilah (menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan).
·
Keterbatasan (dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia).
·
Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur
tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul
pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan
ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
b.
Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan
bisnis dapat dimengerti.
c.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
2.
Pengorganisasian Isi
dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat
digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan
cara induksi (tak langsung).
a. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok
dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang
rinci.Digunakan pada kriteria pembaca.
1. Esekutif yang
sibuk,ingin berita segera,
2. Ingin mengetahui
berita baik atau informasi netral,
3. Ingin menganalisa data
dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
b. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada
terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan
rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
1.
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
2.
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
3.
Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
III.
PRESENTASI BISNIS
1.
Persiapan Dasar
Presentasi Bisnis
Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat
diraih apabila persiapan dilakukan dengan baik. Begitu halnya dengan presentasi
bisnis, presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat dicapai jika persiapan
untuk melakukan presentasi tersebut dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dalam hal
ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencakup beberapa hal,
yaitu:
1)
Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan
dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin
disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap
materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan
terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik
bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut
dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan audiens.
2)
Menganalisa Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan
tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu
mengenal lebih dekat lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan
melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman terhadap lingkungan atau
suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan
kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai
dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk
presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan
tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.
2.
Menganalisis Audiens
Agar tujuan presentasi bisnis daoat
tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang
menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya
seperti : apa, siapa, dimana, kapan, mengapa dan bagimana ?
3.
Mempersiapkan Diri dan
Materi
Penguasaan terhadap materi yang akan
dipresentasikan merupakan salahsatu syarat penting agar apa yang ingin
disampaikan kepada audiens
dapatmencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi
yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepaa
audiens, tetapi juga akanmemberikan citra (image) yang
kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.Oleh karena itu, kuasailah materi
tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar